Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolari del trattamento e contatti

Per i trattamenti descritti in questa informativa operano quali titolari l’Avv. Simona Manna e l’Avv. Fabrizio Bonafede, nell’ambito dello Studio Legale Bonafede Manna & Partners, con sede in Via Vincenzo Giuffrida, 23, Catania. Per richieste relative alla protezione dei dati personali puoi contattare lo Studio al 095 8360542, scrivere a info@studiolegalebonafedemanna.it oppure utilizzare il modulo Contatti indicando nell’oggetto o nel testo che la richiesta riguarda la privacy.

2. Ambito dell’informativa e provenienza dei dati

L’informativa riguarda i dati raccolti direttamente dall’interessato attraverso il sito e i dati tecnici generati durante la navigazione e l’utilizzo delle funzioni disponibili. Non riguarda i successivi trattamenti effettuati nell’ambito di un incarico professionale, che possono richiedere informazioni ulteriori e regole di conservazione proprie della pratica.

3. Dati di navigazione e sicurezza

La normale erogazione del sito comporta il trattamento di alcune informazioni necessarie al funzionamento e alla sicurezza, come indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta e informazioni essenziali sul browser o dispositivo. Tali dati sono utilizzati per rendere il servizio, prevenire abusi, proteggere i sistemi e accertare eventuali eventi di sicurezza e vengono conservati per il tempo necessario a tali finalità.

4. Modulo Contatti

Il modulo può raccogliere nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, testo della richiesta, data e origine dell’invio. Sono richiesti il nome, una descrizione sufficientemente comprensibile e almeno un recapito. Se viene indicata un’email, il sistema può inviare una ricevuta automatica contenente una copia della richiesta. Le notifiche destinate allo Studio possono inoltre transitare e restare nelle caselle di posta configurate per il tempo necessario alla gestione del contatto, alla sicurezza e agli eventuali obblighi connessi.

5. Secure Chat e canale riservato

La Secure Chat è un canale facoltativo di primo contatto e prosecuzione della richiesta con un professionista dello Studio. Per aprire una nuova conversazione l’utente sceglie uno dei professionisti disponibili, dopo aver visualizzato una sintesi delle relative aree di competenza, e inserisce nome, cognome, indirizzo email e una breve descrizione della questione; il numero di telefono e l’indicazione di altre parti coinvolte sono facoltativi. Non viene richiesto all’utente di classificare preventivamente la richiesta per materia o ambito. Prima dell’apertura viene richiesto di confermare la presa visione dell’informativa privacy del canale. Tale presa visione documenta l’avvenuta informazione e non costituisce, di per sé, il consenso quale base giuridica del trattamento.

L’indirizzo email viene verificato mediante un codice monouso. Dopo la verifica, l’accesso riservato alle conversazioni associate a quell’indirizzo resta normalmente valido fino a 30 giorni sul dispositivo utilizzato e può essere rinnovato quando il canale viene utilizzato. Per ragioni di sicurezza, dopo un periodo prolungato di inattività, la scadenza dell’accesso, la revoca della sessione o un nuovo recupero può essere richiesta una nuova verifica dell’indirizzo email.

Messaggi, dati di profilo, riepilogo iniziale, note interne e allegati sono protetti con misure di sicurezza e accessi riservati ai soggetti autorizzati. I file trasmessi vengono verificati prima della conservazione e restano disponibili soltanto all’interno della conversazione autorizzata. Se i controlli di sicurezza necessari non sono disponibili, il file non viene accettato.

Le notifiche destinate ai professionisti sono facoltative e, quando abilitate, hanno contenuto generico: non mostrano il nome dell’utente, la materia, il testo del messaggio o il nome del documento. La scelta del professionista di risultare disponibile nel canale è indipendente dall’attivazione delle notifiche.

L’utente può scegliere facoltativamente di abilitare le notifiche Web Push sul dispositivo. L’autorizzazione può essere predisposta anche prima della verifica dell’indirizzo email, ma il dispositivo viene associato alle conversazioni soltanto dopo un accesso verificato. Gli avvisi servono esclusivamente a segnalare nuovi messaggi e non contengono il nome del professionista, la materia, il testo della conversazione, il nome degli allegati o altre anteprime della questione. Le notifiche possono essere disattivate dal canale o dalle impostazioni del browser/dispositivo e non sono necessarie per utilizzare la Secure Chat.

Quando il professionista chiude una conversazione, questa passa nell’archivio operativo riservato allo stesso professionista e non accetta nuovi messaggi finché non viene eventualmente riaperta. In base alle regole di conservazione applicabili, alla chiusura può essere prevista una scadenza automatica oppure una conservazione senza scadenza automatica. L’eventuale cancellazione definitiva è gestita separatamente dallo Studio secondo le regole di conservazione applicabili, i diritti dell’interessato e le eventuali esigenze di legge o di tutela. La chiusura, la riapertura o la successiva cancellazione della chat non equivale, da sola, all’accettazione, prosecuzione o cessazione di un incarico professionale.

6. Guida preliminare con intelligenza artificiale

Se utilizzi la Guida preliminare, prima dell’interazione vieni informato che stai utilizzando un sistema di intelligenza artificiale. La funzione ha finalità esclusivamente organizzative: verifica la possibile pertinenza giuridica della richiesta, struttura i fatti, può proporre un passaggio di chiarimento e genera un riepilogo preliminare. Non fornisce pareri o strategie, non verifica termini o scadenze e non decide se lo Studio assumerà l’incarico.

Per ragioni di minimizzazione, nella Guida preliminare evita di inserire dati relativi alla salute, condanne o reati, dati di minori, documenti integrali e informazioni identificative di terzi quando non sono indispensabili. Se informazioni di questo tipo sono realmente necessarie per la valutazione legale, utilizza il canale indicato dallo Studio, compresa la Secure Chat quando appropriato, limitandoti a quanto pertinente.

Il contenuto inserito nella Guida viene elaborato mediante un servizio di intelligenza artificiale fornito da OpenAI per generare il risultato. Per informazioni sulle modalità con cui il fornitore tratta i dati nell’ambito dei propri servizi business puoi consultare le informazioni privacy pubblicate da OpenAI. Il testo e le eventuali risposte di chiarimento non vengono conservati come richiesta allo Studio finché non scegli espressamente di trasmettere il riepilogo.

Quando trasmetti il riepilogo, la richiesta può comprendere il testo iniziale, le risposte di chiarimento, la materia proposta, l’indicatore automatico sulle tempistiche, il riepilogo, le informazioni mancanti e le indicazioni documentali. L’output è sempre soggetto a controllo umano.

7. Statistiche del sito e Google Analytics 4

Google Analytics 4 viene utilizzato soltanto dopo una scelta positiva nella categoria “Statistiche e miglioramento del sito”. La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e dell’art. 122 del Codice Privacy. Il servizio è configurato senza finalità pubblicitarie o di profilazione e non viene attivato quando il consenso manca o viene revocato.

Le statistiche riguardano la consultazione delle pagine e alcune interazioni aggregate. Nome, email, telefono, testo delle richieste, contenuto della Guida e contenuto della Secure Chat non vengono utilizzati dallo Studio come dati degli eventi statistici. In base alle impostazioni del servizio possono inoltre essere misurate interazioni generali come scorrimento delle pagine, clic verso siti esterni e download.

Per gli utenti nello SEE, in Svizzera e nel Regno Unito Google dichiara di utilizzare l’indirizzo IP per ricavare informazioni geografiche approssimative e di eliminarlo prima della registrazione nei sistemi Analytics. Ulteriori dettagli sono disponibili nelle informazioni di Google su dati e privacy. La scelta può essere modificata in ogni momento dalle Preferenze cookie.

8. Finalità e basi giuridiche

I dati necessari alla navigazione e alla sicurezza sono trattati per erogare il sito e perseguire il legittimo interesse alla protezione dell’infrastruttura e alla prevenzione di abusi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. I dati inviati tramite Contatti, Secure Chat o Guida sono trattati per rispondere a una richiesta dell’interessato e compiere attività precontrattuali richieste dallo stesso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; possono inoltre essere trattati per adempiere obblighi di legge, ai sensi della lett. c), e per accertare, esercitare o difendere diritti, secondo la base giuridica applicabile. Le statistiche non necessarie sono trattate esclusivamente previo consenso.

9. Dati particolari, dati giudiziari e dati di terzi

Una richiesta legale può occasionalmente contenere dati relativi alla salute, alla vita familiare o ad altre categorie particolari, nonché informazioni riguardanti procedimenti, condanne penali o reati. Nel primo contatto è richiesto di inserire soltanto ciò che è strettamente necessario e di evitare dati di terzi, minori, documenti integrali, codici identificativi e informazioni eccedenti. Quando il trattamento di categorie particolari è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto, trova applicazione l’art. 9, par. 2, lett. f), GDPR. I dati relativi a condanne penali, reati e misure connesse sono trattati nel rispetto dell’art. 10 GDPR e dell’art. 2-octies del d.lgs. 196/2003, soltanto quando ricorrono i presupposti previsti dalla disciplina applicabile e con garanzie appropriate per i diritti e le libertà dell’interessato.

10. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari al modulo, alla Secure Chat e alla Guida è facoltativo, ma senza i dati minimi richiesti non è possibile utilizzare la specifica funzione. La Secure Chat richiede un indirizzo email valido per la verifica; chi non desidera utilizzare il canale può contattare lo Studio con gli altri recapiti disponibili. L’uso della Guida IA è facoltativo e può essere evitato utilizzando direttamente la pagina Contatti o il telefono. Il consenso alle statistiche è sempre facoltativo e il rifiuto non limita l’accesso ai contenuti o alle funzioni essenziali del sito.

11. Destinatari e fornitori

I dati possono essere consultati dai professionisti e dalle persone espressamente autorizzate in funzione dei compiti assegnati. Nella Secure Chat l’accesso al contenuto è limitato al professionista assegnato e alle persone o ai fornitori autorizzati per attività di manutenzione o sicurezza, nei limiti necessari. Possono inoltre essere trattati da fornitori necessari all’hosting e alla manutenzione dell’infrastruttura, alla posta elettronica, alle notifiche web, al backup e alla sicurezza. Per la Guida IA, quando utilizzata, il servizio di intelligenza artificiale è fornito da OpenAI; per le statistiche, quando consentite, il servizio è Google Analytics 4 di Google Ireland Limited. I rapporti con i fornitori vengono disciplinati secondo il ruolo privacy applicabile e le condizioni contrattuali del servizio. I dati non sono venduti né utilizzati dallo Studio per pubblicità comportamentale.

12. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori tecnologici possono avvalersi di infrastrutture o subfornitori situati anche fuori dallo Spazio economico europeo. Per i servizi OpenAI destinati ai clienti nello SEE o in Svizzera, la documentazione contrattuale del fornitore individua OpenAI Ireland Ltd. quale controparte e disciplina gli eventuali trasferimenti successivi verso paesi terzi mediante i meccanismi previsti dalla normativa applicabile. Per Google Analytics, i termini privacy del servizio disciplinano i trasferimenti europei e le relative garanzie. Lo Studio verifica, in relazione ai servizi effettivamente utilizzati, l’esistenza di un meccanismo conforme al capo V GDPR e delle garanzie contrattuali applicabili.

13. Conservazione

Le richieste preliminari trasmesse tramite il modulo o la Guida sono normalmente conservate per dodici mesi dall’ultima attività. Quando una richiesta viene chiusa o destinata all’eliminazione, il periodo residuo viene ridotto fino a un massimo di novanta giorni, salvo diversa necessità giustificata o confluenza in una pratica.

Per la Secure Chat, una conversazione attiva resta disponibile finché il canale è in uso. Nella configurazione corrente, alla chiusura la conversazione viene conservata senza scadenza automatica nell’archivio operativo del professionista assegnato. L’espressione “permanente” indica esclusivamente l’assenza di un termine di cancellazione automatica e non esclude l’esercizio dei diritti dell’interessato, la verifica periodica della necessità di conservazione o una successiva cancellazione quando ne ricorrano le condizioni. La riapertura riattiva il canale e una successiva chiusura applica nuovamente le regole di conservazione allora vigenti.

I dati utilizzati per prevenire abusi sono normalmente eliminati dopo un breve periodo. Le evidenze delle preferenze cookie sono conservate per il tempo necessario a documentare la corretta raccolta, modifica o revoca del consenso. I cookie Analytics, quando consentiti, sono configurati con una durata massima di 180 giorni, che può rinnovarsi in occasione di nuove visite; la conservazione dei dati nella proprietà Google Analytics dipende anche dalle impostazioni amministrative del servizio. Eventuali copie presenti nelle caselle email sono conservate secondo la necessità concreta della gestione e vengono eliminate quando non sono più necessarie, salvo che la richiesta confluisca in una pratica o debba essere conservata per obblighi o tutela dei diritti.

14. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR puoi chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Quando un trattamento si basa sul consenso puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Per le statistiche la revoca può essere esercitata direttamente tramite “Preferenze cookie” nel footer; per gli altri diritti puoi utilizzare i recapiti indicati al punto 1.

15. Reclamo e autorità di controllo

Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o, quando ne ricorrono i presupposti, all’autorità di controllo competente ai sensi del GDPR.

16. Decisioni automatizzate e supervisione umana

Il sito non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato. Classificazione, materia proposta, riepilogo e indicatore sulle tempistiche della Guida sono ausili organizzativi: non determinano l’accettazione della pratica, la strategia, la valutazione dell’urgenza effettiva o l’esito della questione. Anche assegnazione, chiusura e riapertura della Secure Chat restano operazioni sottoposte a controllo professionale. Ogni valutazione professionale resta affidata a una persona.

17. Sicurezza, minimizzazione e aggiornamenti

Lo Studio adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, in coerenza con l’art. 32 GDPR, per limitare accessi non autorizzati, abusi, alterazione e perdita dei dati. Le richieste pubbliche sono soggette a controlli di sicurezza; la Secure Chat prevede inoltre accesso verificato, autorizzazioni riservate, protezione dei contenuti e verifica degli allegati. Nessuna trasmissione via Internet è tuttavia priva di rischio: nel primo contatto invia soltanto i dati e i documenti realmente necessari. Questa informativa viene riesaminata quando cambiano finalità, fornitori, strumenti, basi giuridiche o configurazioni rilevanti.

18. Documenti collegati

Per le tecnologie di memorizzazione e misurazione, inclusi i cookie tecnici della Secure Chat, consulta la Cookie Policy. Per natura e limiti dei contenuti, primo contatto, Secure Chat e Guida IA consulta le Note legali.